PLANIFICACIÓN II - LA AGENDA

¿Sabes cual es la diferencia entre una persona que logra hacer todo lo que se propone y una que no? ¿Por qué si los días tienes 24h para todo el mundo hay a algunos que les cunde el doble que a mi? En este post te contaré su secreto. 



Y ese secreto no es otro que saber gestionar bien su tiempo. Efectivamente todos tenemos 24h, pero está en tu mano, si, en tu mano, gestionarlas adecuadamente. No me da tiempo, no me da tiempo. Esa sensación de no llegar, de hacer las cosas a medias, o simplemente proponerte hacer algo por la mañana y al acabar el día darte cuenta de que ni siquiera has llegado a empezar a hacerlo. 

Todos hemos sentido esa sensación y vivido esa frustrante situación. La herida se ahonda cuando el de al lado ves que cuando tu vas él ya ha ido y ha vuelto. Tal cual. ¿Por qué? 

Te aseguro que es una cuestión de planificar y priorizar. Por eso esta serie de post pretende ayudarte para que lo que queda de año, y sobre todo de cara al 2019 no vuelva a ocurrirte, o si te ocurre, seas consciente del por qué, y sea algo puntual que puedas corregir inmediatamente. 

Siempre recuerdo el argumento de si no tienes un mapa, es probable que te pierdas o que seguro llegues más tarde. Bueno, pues ese mapa es sin duda la AGENDA.



Como te decía en el anterior post, he pasado por muchas etapas. Etapas de Agenda si, agenda no, agenda digital, agenda de papel, agenda hecha por mi, agenda comprada. Y al final puedo confirmarte, que el caos se apodera de mi cuando no pongo por escrito lo que quiero y tengo que hacer, ya sea en mi agenda física, como en la del móvil. Dejarlo todo en manos de nuestro cerebro es como jugárselo todo a un número. 

Piensa en la cantidad de información que recibe nuestra cabeza a lo largo del día. Por mucha memoria que poseamos la mayoría de nosotros tenemos una capacidad limitada, y el cerebro puede jugarnos muy malas pasadas, porque inconscientemente puede decidir borrar algo importante. 

Por eso es tan tan importante, por nuestro bien, y sobre todo por nuestra salud mental, dejar las cosas por escrito. Descargar toda esa información en un lugar seguro al que poder acudir y comprobar. Eso hará que nuestro cerebro descanse, se ocupe de las cosas realmente importantes, y nosotros vivamos más felices. 

Como te decía he pasado por muchas épocas, pero en los últimos años, sin duda, he comprobado que lo que realmente me funciona para ser productiva (y por tanto aprovechar mi día al cien por cien) es usar la agenda. 

EL TIPO DE AGENDA IMPORTA 

Para ser todavía más exacta lo que me funciona es la agenda de un día por página y una aplicación que en el móvil me recuerde las cosas importantes (citas, cosas de los niños, del trabajo, de la casa).



¿Por qué te recomiendo la agenda de un día por hoja? Porque tal y como te decía antes, la idea fundamental es descargar el cerebro, y a no ser que tus días pasen sin pena ni gloria, hasta el más aburrido de los mortales tiene cosas que hacer para sí mismo, para su casa, para otros… y por tanto, necesitamos espacio para escribir. 

No encuentro mucha utilidad a las agendas enanas en las que te vienen en una hoja dos o tres días. A penas queda espacio para escribir dos cositas en letra de hormiga. Para eso, usaría, desde luego, el móvil. 

Así que de cara al 2019 hazte con una agenda que tenga un día por hoja (y a lo mejor el fin de semana te vienen dos días, pero bueno, se acepta). No te pienses que por ese motivo va a ser un ladrillo incómodo de llevar, las hay super compactas, gorditas, pero compactas. Esas son ideales si eres de las que necesitas llevar la agenda siempre encima. 

Personalmente me he dado cuenta de que la agenda sobre todo la uso para organizarme el día, especialmente de cara a sacar adelante distintos proyectos, de trabajo, de estudio, o de casa. Por eso prefiero una donde poder escribir con comodidad, dejarla sobre la mesa de trabajo y tenerla abierta a mi lado mientras saco adelante las cosas que tengo que hacer. El tamaño DINA5 es perfecto, y el remate es si se puede abrir completamente para poder escribir bien. 

En ella también anoto eventos importantes, citas médicas, partidos de los niños, cumpleaños o comidas o cenas a los que nos invitan u organizamos, etc. pero sobre todo por saber con cuánto tiempo cuento para hacer las otras cosas, es decir, para ser consciente de que a media tarde tendré que parar de hacer todo para llevar a mi hija al médico, o que la mañana del sábado toca ir al partido de uno u otro y por tanto tengo que achucharme durante la semana para no estar agobiada ese día con cosas que no voy a poder hacer. 

Pero aunque lo escriba en la agenda en un ladito en rojo, para recordarlas me entrego completamente al uso del móvil, porque tiene algo que la agenda física no tiene, y es poder ponerme alarmas de todo tipo para que no se me pasen. 

TRUCOS PARA SACAR EL MÁXIMO PARTIDO A TU AGENDA 

Ahora que creo que ya te he convencido para hacerte con una agenda, te voy a contar exactamente cómo me organizo yo, qué escribo y cómo porque lo mismo te viene bien y comienzas a darte cuenta de que puedes hacer muchísimas más cosas de las que hacías hasta ahora con tu tiempo. 

Para eso creo que lo mejor es que te lo explique paso a paso. Imaginemos que te enfrentas a un nuevo día, a una nueva semana, un nuevo mes, un nuevo año con hojas en blanco ante ti, esto es lo que puedes hacer. 

1º. Establece cuales son tus contextos. 

Al igual que hicimos con el Armario Cápsula, todos nos desenvolvemos en distintos conceptos 

(familia, casa, trabajo, ocio, etc.), y es muy raro que una solo viva para uno de ellos. Hasta la más adicta al trabajo, tiene que hacer la compra, llevar zapatos al zapatero, o comprar un regalo para su madre. 

En mi caso tengo: trabajo, blogs, familia, casa y personal.


2º. Un color para contexto. 

Esto es fundamental, primero porque de un solo vistazo verás lo que tienes pendiente de hacer de uno u otro y en caso de urgencia irás al grano, y segundo porque los colores hacen más bonito y apetecible el uso de la agenda, y aunque te parezca una chorrada, enfrentarse a una hoja caótica llena de apuntes, provoca incluso más estrés. 

Para que siempre sea el mismo color hazte una chuleta en un post-it que dejes a mano, sobre todo al principio, luego saldrá solo. 

3º. Antes de escribir sé consciente de con cuánto y de qué calidad de tiempo cuentas ese día. 

Lo mismo tienes un día tranquilo, pero puede que a medio día tengas una cita, o que a partir de las 16:00 sepas que no vas a poder hacer nada con el ordenador, aunque si llamadas de camino a recoger a los niños, o pedir una cita online mientras espera a que tu hija acabe en su clase de ballet. 

Esto es clave para evitar liarse la manta a la cabeza y luego darse cuenta de que no hemos hecho ni la mitad del tiempo. SE REALISTA

Puede que al principio seas super optimista, pero te aseguro que al final te darás cuenta de que para hacer determinada tarea vas a tardar, por mucho que te esfuerces, dos horas en vez de una, y para la siguiente, lo tendrás presente a la hora de planificar. 

4º. Ve contexto por contexto y escribe las tareas. 

Trata de escribir primero solo lo que TIENES que hacer sí o sí, luego lo que estaría genial poder adelantar. Es decir PRIORIZA. Recuerda que lo importante es sacar lo urgente e imprescindible adelante, y luego rellenar el tiempo adelantando cosas. 

5º. No te centres solo en el día que tienes delante. 

Aprovecha para ir completando hojas futuras. Divide los proyectos, y las tareas. Por ejemplo, hoy voy a escribir este post, mañana haré las fotos y las editaré, y pasado lo montaré y programaré. Pues eso, lo dejas ya escrito en tu agenda en la hoja de hoy, mañana, y pasado. 

No te olvides de anotar las fechas de entrega, o los últimos días que tienes para hacer algo, etc. 

Esto te ayudará por un lado a descargar la mente de cara al futuro, pero también a organizarte mejor los días siguientes. 

6º. Deja huecos. 

Porque habrá imprevistos, porque surgirán cosas nuevas para hacer con las que no contabas o se te pasaron, porque así queda mejor y más ordenado (si, si, lo sé soy una maniática). 

7º. Tacha 

Hay quien pone una cruz delante de la tarea realizada, o un tick, pero te aseguro que el placer de tachar es mucho más motivador. Y doblemente si lo que tachas es algo que tenías previsto para hacer otro día pero lo has podido adelantar porque te sobraba tiempo. 

Es como si te diera la sensación de tener un enorme bonus extra a tu favor. 



OTRAS IDEAS PARA USAR TU AGENDA 

El objetivo principal de usar la agenda es, por supuesto, gestionar correctamente tus tareas, pero además puedes convertir tu agenda en un modo de controlar tus propósitos y objetivos. Sí, esas metas que todos nos ponemos a principio de cada año. 

Por ejemplo, si te has propuesto beber más agua, deja un espacio en la agenda para anotar los vasos que te bebes a lo largo del día, o si estás controlando tu peso, anota cada lunes los kilos que te ha dado la báscula. Si quieres leer un par de libros al mes, ponte recordatorios a mediados. Escribe los libros que te han recomendado… 

A mi me gusta grapar cosas, tickets, entradas de cine, copia de los recibos de documentos que he presentado. A principio de mes incluyo una hoja con las cosas que me gustaría hacer. 

Por supuesto, es el lugar ideal para colocar una copia de tu menú semanal o mensual. 



Como ves, la agenda es algo vivo, y así has de mantenerla. Tenla a mano, en un sitio a la vista. Encima de tu mesa de trabajo, en la cocina o en tu mesilla de noche. Proponte cada domingo reservarte un hueco para rellenar la semana que entra, eso te animará a seguir chequeando y completando a diario. 

Y antes de cerrar este post dedicado a la agenda, también me gustaría recalcar algo importante, la agenda te tiene que ayudar a gestionar mejor tu vida, pero no es tu vida. Es una guía, pero se puede modificar, cambiar, corregir, en función de tus necesidades y circunstancias, porque estas pueden cambiar de la noche a la mañana. 


Todas las agendas de este post son de Seda y Papel, hace años que confié en ella para que me hiciera la mía, porque son únicas y personalizadas. La calidad – precio es un aliciente, y además un regalo ideal de cara a la Navidad.

Y para seguir aprendiendo con detalle a organizarnos, te espero el lunes en el blog, con la tercera entrega de esta serie sobre planificación.

¿Te he animado a tener una agenda? ¿Le darás una oportunidad este año?





Comentarios

  1. Yo tengo dos agendas y no podría vivir sin ellas. Una es para el trabajo y otra la tengo en casa y es para todo. En la de casa tengo los exámenes de los niños, excursiones, médicos, cita DNI...también anoto el menú mensual y tareas de la casa. Siempre dejo una tarde libre y así me aseguro el descanso. En esta no tacho, pero en la del trabajo voy tachando con rotulador fluorescente y me encanta hacerlo jajaja De vez en cuando la repaso y veo que hay cosas no tachadas y las vuelvo a anotar. Probaré la idea de poner cosas por colores según prioridad, así es mas visual. Gracias.

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  2. Me ha animado de nuevo a buscar una! Tambien he pasado por todas las fases.. Y ahora ando con un cuaderno de cuadros en los que cada dia anoto lo importante para el dia siguiente, y además escribo todo lo que voy haciendo a lo largo del dia. Es solo para trabajo, y me falta esa parte de hogar. Porque aunque no tengo hijos, la casa tambien necesita su tiempo. A ver si de una vez logro gestionar los tiempos. Porque empecé con Trello, pero no me resulta. Te iré contando como hacen de bien los colorines en mi vida :)

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  3. Lo compartí en Facebook, me pareció estupendo!!! Como siempre. Gracias!!!! 😊

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